Folha de pagamento: entenda como calculá-la e como funciona sua desoneração
Saiba tudo sobre a folha de pagamento e garanta que seus funcionários estejam sempre recebendo o valor certo e na data certa. Além disso, fique atento às regras da desoneração da folha de pagamento e aproveite para reduzir a carga tributária da sua empresa.
A folha de pagamento é um dos aspectos mais importantes de qualquer negócio.
É o processo de calcular e pagar os funcionários por seu trabalho, e deve ser feito, de forma precisa e eficiente, para manter os funcionários satisfeitos e a empresa funcionando, sem problemas.
Elaborar e calcular a folha de pagamento pode ser um processo complexo, mas compreendê-la e gerenciá-la, adequadamente, é essencial para qualquer negócio.
Ao ter uma boa compreensão da folha de pagamento, as empresas podem assegurar que seus funcionários sejam pagos, com precisão e dentro do prazo, e que todos os impostos e deduções necessários sejam tratados, evitando problemas legais e trabalhistas.
Por isso, neste artigo, discutiremos o que é a folha de pagamento, como ela é calculada e como funciona a sua desoneração.
Confira!
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que contempla todas as informações referentes ao pagamento dos funcionários de uma empresa.
Nela constam o valor do salário, os descontos realizados e o valor líquido a ser depositado ou entregue ao funcionário.
Trata-se de um documento obrigatório, conforme o artigo 225 do Decreto 3048/1999. Conforme o artigo, as empresas são obrigadas a preparar a folha de pagamento referente a remuneração paga, devida ou creditada ao empregado.
Além de ser uma obrigação, a folha de pagamento também desempenha função operacional, contábil e fiscal, sendo de extrema importância para o bom funcionamento da empresa.
O que deve constar na folha de pagamento?
É importante esclarecer não haver um modelo padrão para esse documento. Desse modo, ele pode ser adaptado segundo os critérios de interesse de cada empresa.
Mas, atenção: todos os dados principais precisam ser apresentados de forma clara. Contudo, que dados principais são esses? O que deve constar na folha de pagamento?
Então, os principais dados, você confirma abaixo:
- Dados do empregador;
- Nome do funcionário;
- Cargo, função ou serviço prestado;
- Descontos e seus respectivos valores;
- Número de dias trabalhados;
- Valores de adicionais;
- Valores de horas extras e adiantamentos;
- Valor do salário bruto e do salário líquido a ser pago.
Descontos da folha de pagamento
Dentre os principais descontos, podemos citar:
- Desconto de Previdência;
- Imposto de renda;
- Faltas e atrasos;
- Contribuição sindical;
- Vale-transporte;
- Adiantamentos.
Proventos da folha de pagamento
Já em relação aos principais proventos, temos:
- Salário;
- Horas extras;
- Adicional noturno;
- Adicional de insalubridade;
- Adicional de periculosidade;
- Diárias para viagens.
Como elaborar a folha de pagamento?
Agora que você já sabe o que é a folha de pagamento, e o que deve constar nesse documento, fica mais fácil entender como elaborá-la.
Desse modo, veja as etapas abaixo:
Controle as admissões e demissões
Essa etapa é fundamental para que você não acabe realizando o pagamento indevido de salários, como pagar funcionários que já não fazem parte da empresa e esquecer de pagar funcionários recém-contratados.
Classifique as categorias de funcionários
Essas categorias são regulamentadas por convenções coletivas e apresentam especificações relacionadas aos benefícios e direitos dos trabalhadores, bem como as normas para o cálculo da folha.
Calcule as horas de trabalho
Para isso, é necessário analisar alguns fatores importantes, como o registro das horas trabalhadas, horas extras, faltas, atestados médicos, etc.
Conheça bem os descontos e proventos da folha de pagamento
É fundamental se atentar a esses detalhes na hora de calcular e elaborar a folha de pagamento.
Vale ressaltar que também é importante apresentar o FGTS no documento, mesmo que ele não represente um desconto em folha.
Escolha um sistema de folha de pagamento
Utilizar a tecnologia como aliada é fundamental para evitar erros e otimizar o tempo.
Desse modo, não hesite em automatizar esse processo.
Para isso, é possível utilizar planilhas ou algum software específico, sendo o software uma opção muito mais interessante por apresentar maiores recursos.
Como calcular a folha de pagamento?
O cálculo da folha de pagamento é feito considerando o salário bruto, ou seja, o valor a ser recebido pelo funcionário, acrescido de eventuais adicionais, como horas extras e gratificações.
Ao salário bruto são subtraídos os descontos, tais como imposto de renda, INSS, plano de saúde e outros. O resultado é o valor líquido a ser pago ao funcionário.
Para realizar esse cálculo, de forma efetiva, é necessário ter alguns cuidados, como:
- Conferir o registro atualizado de admissões e demissões;
- Realizar o fechamento do controle de ponto;
- Ter o registro atualizado de todos os benefícios e descontos para não realizar descontos indevidos ou deixar de realizar descontos.
Mas e a desoneração da folha de pagamento?
A desoneração da folha de pagamento é uma forma de reduzir a carga tributária sobre a folha de pagamento.
Com a desoneração, a empresa paga o INSS sobre sua receita bruta, sendo essa contribuição calculada, de acordo com um percentual, que varia de 1% a 4,5% segundo o setor econômico.
Isso consiste em uma importante redução da carga tributária, porque a contribuição convencional sobre a folha apresenta o pagamento de 20% sobre o valor das remunerações dos funcionários.
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